1) Tenue de différents registre : (Art 6, 10, 15)

- Registre spécial reprenant : les modifications apportées aux statuts

                Les changements survenus dans l'administration

                Les dates et récépissés relatifs aux modifications

                Les nouveaux établissements fondés

                Les acquisitions ou aliénations d'immeuble

- Registre de compte rendu des Assemblées générales

- Registre de compte rendu des conseils d'administration

- Registre de membres comprenant :

- le nom, prénom, nationalité, date et lieu de naissance, date d'entrée

- la profession, l'adresse, la date de sortie.

LES OBLIGATIONS ADMINISTRATIVES DES ASSOCIATIONS CULTUELLES

PREMIERE PARTIE :

LES OBLIGATIONS RELATIVES A LA TENUE DE LA COMPTABILITE.

SA MISE EN OEUVRE

Textes :

        Les associations cultuelles doivent notamment :

- tenir un état de leurs recettes et de leurs dépenses sur un livre journal de caisse coté et paraphé par le directeur de l'enregistrement du département ou son délégué ;

- dresser chaque année l'état inventorié de leurs biens meubles et immeubles et établir un compte financier des recettes et dépenses arrêté au 31 décembre qui indique les soldes à recouvrer ou à payer

- adresser le compte financier, le procès-verbal de l'assemblée générale portant approbation, ainsi que l'état de l'actif de l'association avant l'expiration du premier semestre de l'année qui suit celle dont il retrace les opérations, à l'administration de l'enregistrement ;

- conserver les comptes et états des cinq dernières années avec les pièces justificatives, les registres et documents de comptabilité.

Commentaires:

L'exposé suivant n'a pas pour objet de présenter la comptabilité en partie double.

Il est possible de travailler sur des livres journaux de trésorerie décrivant les recettes et les dépenses. Ils pourront se présenter sous la forme proposée à la figure 1.

Bien sur, on ouvre autant de journaux que de comptes de trésorerie.

Certaines règles doivent être énoncées

Règle n°1 : CHAQUE écriture doit s'appuyer sur une pièce justificative : Celle-ci est appelée  pièce comptable. Elle peut être

- d'origine externe à l'association

        Exemples : factures reçues, quittances, chèques des membres, avis de crédit ou de débit.

        Remarques :

                1) Evitez les tickets de caisse. Demandez une facture à vos magasins ou fournisseurs.

                2) Demandez un reçu signé aux bénéficiaires de vos libéralités.

- d'origine interne à l'association

        Exemple: Bulletins de paye, factures relatives aux ventes, feuille de calcul des amortissements.

La première tâche du comptable consiste à numéroter et à classer les pièces comptables : Chacune d'elles doit être retrouvée rapidement (en cas de contrôle par exemple !). .

Règle n°2 : Il doit toujours être possible de remonter du journal, vers les pièces Justificatives.

C'est pourquoi le modèle de journal proposé comporte la colonne "Numéro de pièce comptable".

Règle n°3 : Il est nécessaire de garder les pièces justificatives pendant une certaine durée :  

- 5 ans sur le plan comptable

- 10 ans sur le plan commercial (pour être en mesure de prouver que l'on a payé les fournisseurs)

- 5 ans sur le plan fiscal (+ l'année en cours)

- 3 ans sur le plan social (+ l'année en cours).

Pour établir le compte financier annuel des recettes et dépenses, il est nécessaire de ventiler les encaissements et décaissements selon leur nature. Le but est d'arriver à compléter le tableau de la figure 2. Ce tableau, inspiré du Plan Comptable Général, n'est donné qu'à titre indicatif mais quelques remarques s'imposent : Les dépenses se classent en deux grandes catégories Les charges (qui sont les dépenses de fonctionnement, les consommations, les emplois définitifs) et les autres décaissements.

Du point de vue comptable, l'achat d'un bien durable (matériel, construction... ) n'est pas une charge mais une immobilisation (investissement).

Le remboursement d'un capital emprunté n'est pas une charge non plus, mais les intérêts le sont.

Exemple : Vous avez versé 15 000€ à votre organisme de crédit dont 3 000€ représentent les Intérêts. Ces 3 000€ sont des charges. Les 12 000€ restants ne le sont pas : ils remboursent le capital emprunté.

De la même manière, il convient de veiller à ne pas confondre les produits (recettes de fonctionnement, ressources internes) et les autres encaissements.

Exemple :Vous avez acheté une SICAV le 01/10/94 pour 1 500€. (Ces 1 500€ ne sont pas une charge).

Pendant l'année, vous cédez cette SICAV pour 1 600€. Sur ces 1 600€, 100€ sont un produit financier et 1 500€ ne le sont pas.    

Une dernière remarque : Le compte financier et le bilan doivent permettre la comparaison des montants des rubriques comptables de l'année (N) avec la précédente (N-1).

L'inventaire annuel

        Une autre obligation des associations cultuelles est l'inventaire annuel. Cet inventaire doit mener à produire un bilan     (simplifié). Mais qu'appelle-t-on inventaire au juste ?

C'est un recensement des biens, créances (sommes dues par des tiers) et dettes de l'association puis leur estimation. Pour le réaliser :

1- Recherchez (entre autre) le montant des factures non payées et le montant des dettes sociales et fiscales (Cotisations de l'URSSAF dues et non payées le 31 décembre par exemple).

2- Pour ce qui est des emprunts, déterminez la valeur du capital à rembourser (hors intérêts) Consultez tableaux d'amortissements des emprunts remis par les établissements de crédits.

3- Vérifiez les montants des comptes de trésorerie : Comptez les espèces en caisse, utilisez les relevés envoyés par votre banque ou centre de chèques postaux.

4- Assurez-vous de l'existence physique des biens durables (immobilisations). Si un bien a été cédé, détruit ou a disparu, sa valeur comptable nette est 0,00 €.

5- Etablissez pour chaque immobilisation un tableau d'amortissement. Les tableaux d'amortissements fournissent la valeur comptable nette de chaque bien. Remarque : Les grosses réparations, plutôt que d'être comptabilisées en charges pourront faire l'objet d'un étalement comptable. Pour cela, on les amortit sur une durée maximale de 5 ans et la différence entre leur coût et les amortissements figure à l'actif du bilan.

6- Recopiez votre inventaire dans un livre prévu à cet effet. (Dans ce livre, appelé livre d'inventaire, seront recopiés le compte financier et le bilan.)

7- Etablissez le bilan. Un modèle vous est donné en figures 3 et,4. Un bilan (du type de celui de la figure 3) est un document en deux parties : * La partie de gauche, appelée actif du bilan, décrit l'emploi des ressources financières, les moyens d'activités, la composition du patrimoine (Investissements, fonds en banque... * La partie droite, appelée passif du bilan, décrit l'origine du patrimoine. Comme ce double classement porte sur le même objet, les totaux de l'actif et du passif sont nécessairement égaux. C'est ainsi que l'on calcule le montant du fonds associatif par différence entre le total de l'actif et celui des dettes. Le fonds associatif représente le capital de l'association, ses fonds propres. On sera donc particulièrement attentif à ses variations d'une année sur l'autre

DEUXIEME PARTIE :

LA GESTION DES RESSOURCES DISPONIBLES.

Textes : Les ressources disponibles peuvent être employées - soit à la constitution d'un fonds de réserve général, exclusivement destiné à assurer les frais et l'entretien du culte et placé en valeurs nominatives ; - soit à la constitution d'un fonds de réserve spécial exclusivement affecté à l'achat, la construction, la décoration ou la réparation des immeubles ou meubles destinés au besoin de l'association et déposé en argent ou en titres nominatifs à la Caisse des Dépôts et Consignations ; - soit à l'attribution de subventions à d'autres associations ayant le même objet.

LES REGISTRES COMPTABLES DE L'ASSOCIATION

Pour éviter tout litige lors d'un contrôle de l'administration [URSSAF, Receveur des Impôts (TVA), Inspecteur des Impôts (IS), ...], il est fortement conseillé ou obligatoire de posséder les registres comptables suivants :

Dans le cas d'une comptabilité tenue en partie simple (dépenses-recettes)

Un livre journal des comptes de trésorerie, coté et paraphé par le directeur de l'enregistrement du département (ou son délégué),

Un livre d'inventaire coté et paraphé par le directeur de l'enregistrement du département (ou son délégué), sur lequel seront recopiés, l'état inventorié des biens meubles et immeubles de l'association, - les documents de synthèse, c'est-à-dire le compte financier, le bilan et l'annexe comptable. (L'annexe commente l'information donnée dans le compte financier et le bilan.)